「伝わる説明」のための構造化テクニック

「分かりやすく説明する」ことは、ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。構造化されたフレームワークを使えば、複雑な内容も的確に伝えることができます。本記事では、PREP法とピラミッドストラクチャーを中心に、説明のテクニックを徹底解説します。

PREP法:最も基本で効果的なフレームワーク

PREP法は、結論から話す「ファシリテーションの基本」です。

Point(結論) — まず伝えたい結論から話します。相手の注意力が最も高い最初に核心を伝えます。例:「このプロジェクトは、予算内で前倒しで完了できます。」

Reason(理由) — なぜその結論に至ったのか、2〜3の理由を簡潔に述べます。例:「理由は3つあります。第一に〜、第二に〜、第三に〜。」

Example(具体例) — 抽象的な説明に、身近な具体例や数字を加えます。例:「先月のA社の事例では、同様のアプローチで納期を2週間短縮しました。」

Point(結論の再確認) — 最後に結論を繰り返し、印象を深めます。例:「以上の理由から、前倒しでの完了が可能です。」

ピラミッドストラクチャー

結論を頂点に、支持する論拠を下に広げる逆三角形の構造です。相手が「なぜ?」と問う前に、論拠を提示することで、納得感を高めます。

ピラミッドストラクチャーの構築手順:①結論を1文で書く ②結論を支持する3つの論拠を書く ③各論拠を支持するデータや事例を追加する。この構造で資料を作れば、相手は論理的に理解を進められます。

「相手の知識」に合わせる

専門用語の多用は、相手の理解を妨げます。相手の知識レベルを推定し、必要に応じて用語の定義を簡潔に説明します。専門家同士の会話と、素人への説明では、同じ内容でも全く異なる構成が必要です。

「カーソル置き」のテクニック:専門用語を使った後、「つまり〇〇ということです」と、平易な言葉で言い換えます。これにより、専門家は詳細を理解し、素人は概要を把握できます。

説明の「テスト」

自分の説明が分かりやすいかどうかをテストする方法:①1文で核心を表現できるか ②相手が「つまり〇〇ですね」と要約できるか ③相手から「なぜ?」と聞かれる回数が少ないか。これらのチェックを通過すれば、説明は十分に構造化されています。