メールを圧倒的に速く書く7つの定型句

ビジネスパーソンは1日平均約40通のメールを送受信しています。定型句を活用すれば、メール作成時間を大幅に削減できます。本記事では、ビジネスメールのプロが実際に使っている7つの定型句を、具体例とともに徹底解説します。

メール作成時間を計測してみよう

まず、自分が1通のメールにどれだけ時間をかけているか計測してみてください。多くの人は、思ったよりも時間を費やしています。1通5分かかるとすると、1日40通で200分——3時間以上です。この時間を半減できれば、1日1.5時間の生産性向上になります。

時間がかかる原因の多くは、「どう書こうか迷う時間」にあります。定型句を使えば、この迷いを大幅に削減できます。以下の定型句をテンプレートとして保存し、コピー&ペーストで使いまわすことで、メール作成は形式の選択から始まります。

1. 依頼の定型句

「〜について、お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。」

使いどころ: 取引先や他部門への作業依頼時。期限を明確にし、相手の負担を配慮した表現がポイントです。

応用例:「〇〇資料の作成について、お忙しいところ恐縮ですが、5月10日(火)までにご提出いただけますと幸いです。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」

2. 確認の定型句

「〜につきまして、念のためご確認させていただきたく存じます。」

使いどころ: 契約内容、スケジュール、数値など、認識の齟齬を防ぎたい場面。

応用例:「来月のイベント開催日につきまして、カレンダーでは6月15日(月)となっておりましたが、念のためご確認させていただきたく存じます。」

3. 承認依頼の定型句

「〜につきまして、ご承認いただけますでしょうか。問題なければ進めさせていただきます。」

使いどころ: 上司や決裁権者への稟議時。「問題なければ進める」という前向きな締めで、スムーズな承認を促します。

4. 日程調整の定型句

「ご多忙の中恐縮ですが、〇月〇日(火)14:00〜15:00のお時間はいかがでしょうか。ご都合が悪い場合は、別の候補日時もご提示ください。」

ポイント: 自分から候補日時を提示し、相手の負担を減らします。複数候補を提示すると、調整がさらにスムーズになります。

5. 資料送付の定型句

「先日お話しさせていただきました〜の資料を添付いたします。ご査収のほどよろしくお願いいたします。」

ポイント: 「先日お話ししました」という前置きで文脈を明確にし、相手が「何の資料?」と戸惑わないようにします。

6. 謝罪の定型句

「この度は〜につきまして、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。再発防止のため、〜を徹底してまいります。」

ポイント: 謝罪だけでなく、再発防止策を必ず添えます。これにより、相手に「誠意がある」と感じてもらえます。

7. フォローアップの定型句

「先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。〇月〇日までに〜をご送付いたします。」

ポイント: 感謝と次のアクションを同時に伝え、相手に「この人は約束を守る」と信頼してもらいます。

テンプレート化の実践方法

定型句をテキストエディターやメールソフトの署名欄に保存しておけば、コピペだけで即座に作成できます。状況に応じて微調整するだけで、礼儀正しく効率的なメールが完成します。さらに、GmailやOutlookの「テンプレート」機能を使えば、定型文に件名まで含めて保存できます。